I. PENDAHULUAN

1.1. Latar belakang

Perkembangan teknologi informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap berbagai aspek kehidupan baik individu, instansi, maupun perusahaan dalam perkembangannya. Pemanfaatan teknologi informasi oleh berbagai perusahaan swasta dan instansi pemerintah berguna untuk membantu kelancaran dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan. Kelebihan teknologi informasi secara sederhana yaitu dapat membantu manusia dalam membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan, dan/atau menyebarkan informasi.

Era pemerintahan dengan konsep good governance saat ini memerlukan adanya sistem yang mampu mengakomodir kebutuhan pelayanan yang cepat, tepat, dan akurat. Melalui penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang cepat dan mudah termasuk dalam segi penanganan sistem pengarsipan pada sebuah kantor yang bergerak di bidang pelayanan masyarakat.

Kearsipan merupakan bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang efektif sehingga dapat membantu petugas arsip dalam mengingat semua catatan dan dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, teknologi informasi sangat dibutuhkan pada suatu kantor dalam mengelola kearsipannya dengan memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai sehingga pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan benar untuk menunjang efektivitas kerja dan kelancaran pelayanan.

Dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi merupakan kantor pemerintah yang melayani masyarakat (pelayanan publik). Masyarakat sangat membutuhkan pelayanan publik yang berkualitas maka dibutuhkanlah peningkatan kualitas dalam pelayanan publik. Salah satu pelayanan yang harus ditingkatkan adalah dalam hal administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang berguna untuk memperoleh data kependudukan suatu negara sebagai salah satu landasan bagi pemerintah untuk membuat suatu kebijakan. Dalam hal administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yaitu pembuatan kartu keluarga, akta kelahiran, akta kematian, serta pembuatan kartu tanda penduduk.

Pengarsipan adalah setiap catatan baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan untuk membantu daya ingat demi keperluan organisasi atau perusahaan baik untuk keperluan administrasi maupun kepentingan pembuktian yang otentik dari data tersebut. Pengarsipan dapat diartikan sebagai proses mengklasifikasi, menata, dan menyimpan agar arsip tersebut dapat secara tepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dapat juga diartikan bahwa fungsi dasar pengarsipan adalah menyimpan arsip dalam suatu tempat yang aman dan dengan suatu cara yang memungkinkan arsip tertentu dapat diketemukan dengan cepat.  

Dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi menggunakan aplikasi DDMS pro lite dalam pengarsipan akta kelahiran secara komputerisasi yang disusun sedemikian rupa untuk membantu kelancaran proses pelayanan dokumen kependudukan. Terkait penelitian ketika Praktek Kerja Lapangan (PKL) pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi yang berlangsung  tanggal 19 januari 2015 s/d 03 maret 2015 tepatnya tanggal 16 februari 2015 s/d 27 februari 2015 di bagian arsip, peneliti menemukan error pada aplikasi DDMS pro lite. Pesan error tersebut tidak selalu muncul, setelah komputer di restart terkadang aplikasi sudah normal kembali. Penomoran pada sistem tidak berjalan otomatis karena pesan error tersebut. Selain itu, pengguna tidak dapat mengubah data yang salah dalam penulisan ketika pendataan di komputer, berbeda ketika tidak ada error sehingga menjadi kendala dalam pengarsipan akta kelahiran. Oleh karena itu, dokumen akta kelahiran masih menumpuk belum diarsipkan secara komputerisasi.  

Menurut hasil penelitian, hal tersebut kemungkinan karena terlalu banyak data sehingga dibutuhkan hardisk eksternal sebagai media penyimpanan data. Selain itu, peneliti memberikan solusi dengan dibuatnya program baru menggunakan database mysql yang dapat menampung data dalam jumlah yang sangat besar. Data yang telah disimpan pada database dapat diakses dengan mudah menggunakan aplikasi yang dirancang menggunakan borland delphi 7.0. Aplikasi ini dapat dijalankan secara efektif dan efisien sehingga dapat membantu pengelolaan arsip dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi khususnya untuk pengarsipan akta kelahiran yang masih menumpuk belum diarsipkan secara komputerisasi.

Dari permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka peneliti mengangkat judul "program pengarsipan akta kelahiran dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql" sebagai judul skripsi/tugas akhir.

1.2.  Perumusan masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka perumusan masalah dalam proposal ini yaitu:

a.       Bagaimana pembuatan program pengarsipan akta kelahiran dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql ?

b.      Bagaimana cara kerja aplikasi pengarsipan akta kelahiran dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi yang dirancang menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql ?

1.3.  Batasan masalah

Agar permasalahan tidak meluas, lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada maka permasalahan hanya dibatasi pada:

a.    Penggunaan borland delphi 7.0 sebagai media perancangan dan mysql untuk basis data yang berkapasitas besar, dapat menampung sebanyak puluhan ribu data.

b.    Peneliti hanya melakukan perancangan aplikasi pengarsipan akta kelahiran, tidak dengan arsip yang lainnya.

c.    Aplikasi pengarsipan akta kelahiran ini dijalankan secara offline berbasis windows.

d.   Penggunaan komponen ado sebagai penghubung database mysql dengan aplikasi yang dirancang menggunakan borland delphi 7.0

e.    Penggunaan komponen alpha control lite edition dan devexpress untuk mengatur tampilan program supaya terlihat menarik dan nyaman bagi pengguna.

1.4. Tujuan dan manfaat

1.4.1 Tujuan

Tujuan dari pembuatan program ini yaitu untuk menghasilkan aplikasi baru yang memiliki kualitas bagus, dapat digunakan secara optimal dengan tingkat keamanan data yang terjamin.

1.4.2. Manfaat

Manfaat yang dapat diambil dari hasil pembuatan program pada proposal ini yaitu:

a.    Bagi peneliti, memperoleh aplikasi baru sehingga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman bagi peneliti.

b.    Bagi instansi, memberi kemudahan dalam proses pencarian dan pengelolaan arsip untuk menunjang kelancaran pelayanan pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi.

 1.5.  Metode penelitian

1.5.1.      Pengumpulan data

Metode pengumpulan data yang digunakan peneliti dalam pembuatan proposal skripsi/tugas akhir ini yaitu:

a.       Observasi, peneliti melakukan pengamatan langsung ketika praktek kerja lapangan di dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi yang berlangsung pada tanggal 19 januari s/d 03 maret 2015. Kemudian dilakukan pencatatan yang berhubungan dengan pengarsipan akta kelahiran pada tanggal 16 februari s/d 27 februari 2015 di bagian arsip yaitu terkait aplikasi yang digunakan dalam pengarsipan akta kelahiran secara komputerisasi.

b.      Wawancara (interview), tahap selanjutnya peneliti melakukan tanya jawab secara langsung dengan petugas arsip akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi sehingga diperoleh data yang lengkap.

c.       Studi pustaka, dalam pengerjaan program peneliti juga menggunakan buku-buku dan literatur yang berhubungan dengan permasalahan yang dijadikan objek penelitian.

1.5.2.      Metode perancangan

Dalam pembuatan aplikasi ini, peneliti menggunakan coreldraw x5 untuk perancangan data.

1.5.3.      Metode pembuatan

Aplikasi ini dibuat menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql. Serta penggunaan komponen ado sebagai perantara borland delphi 7.0 dengan mysql.

1.6.Sistematika penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan proposal skripsi/tugas akhir ini yaitu:

BAB I      PENDAHULUAN

Membahas tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, sistematika penulisan.

BAB II    LANDASAN TEORI

Membahas tentang teori pendukung dan skema pemrograman.

BAB III   ANALISA DAN PERANCANGAN

Membahas tentang analisa sistem, analisa desain perancangan yang digunakan, logika desain yang digunakan, perancangan sistem (DFD), perancangan database, dan perancangan interface.

BAB IV   IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Membahas tentang desain sistem yaitu desain output, desain input, dan desain proses (flowchart). Serta evaluasi sistem yaitu tampilan input, tampilan output, dan modul program.

BAB V    PENUTUP

Membahas tentang kesimpulan dan saran.