III. ANALISA DAN PERANCANGAN

3.1. Analisa sistem

Analisa sistem yaitu proses dimana kita menganalisa suatu permasalahan untuk dipahami sehingga diperoleh solusi. Dalam tahapan ini akan diuraikan kendala-kendala yang menimbulkan masalah sehingga memberi gambaran untuk pendekatan pemecahan masalah dan selanjutnya usulan pemecahan masalah.

3.1.1.      Analisa sistem yang sedang berjalan

Sistem yang sedang berjalan saat ini terkait pengarsipan akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten Banyuwangi dapat diuraikan sebagai berikut:

a.       Petugas loket menerima berkas permohonan yang sudah lengkap dari pemohon.

b.      Petugas loket melakukan check list dan verifikasi berkas permohonan.

c.       Jika ada berkas yang belum lengkap dikembalikan agar pemohon melengkapinya.

d.      Berkas yang sudah lengkap sesuai persyaratan diproses kemudian dilakukan pendataan.

e.       Selanjutnya diproses pencetakan dan penandatanganan Kepala Dinas.

f.       Akta kelahiran dikeluarkan untuk diberikan kepada pemohon berupa kutipan akta kelahiran yang telah dicetak.

g.      Kemudian berkas beserta salinan dari kutipan akta kelahiran tersebut disimpan sebagai arsip.

Alur data yang digunakan untuk proses pendataan akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten Banyuwangi terlihat seperti gambar 2.

Gambar 2. Alur data akta kelahiran

3.1.1.      Analisa masukan

Masukan merupakan awal dimulainya suatu proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terdiri dari sejumlah transaksi, bukti, fakta baik berupa angka atau tabel yang dilakukan oleh suatu organisasi. Data hasil transaksi merupakan masukan untuk sistem informasi. Akurat tidaknya suatu hasil dari sistem yang berjalan tidak lepas dari data yang dimasukkan.

3.1.2.      Analisa proses

Proses pengarsipan akta kelahiran yang berjalan saat ini sudah dilakukan secara digital. Namun, dalam penerapannya sering terjadi error pada sistem sehingga menjadi kendala dalam proses memasukkan data akta kelahiran di komputer. Proses pendataan di komputer tidak dapat diselesaikan dengan cepat, akibatnya dokumen akta kelahiran menumpuk belum diarsipkan secara sistematik.

Oleh karena itu, penulis mengusulkan suatu program aplikasi pengarsipan akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil kabupaten Banyuwangi menggunakan Borland Delphi 7.0 dan database MySQL untuk memperlancar proses pengarsipan akta kelahiran.

3.1.3.      Analisa keluaran

Keluaran yang diperoleh pada saat pencarian data arsip akta kelahiran pada sistem ini sudah baik, data dapat diketemukan dengan cepat sesuai lokasi yang telah ditentukan. Data dapat disimpan dalam format excel dan html.

3.2.Analisa desain perancangan yang digunakan

3.2.1.      Analisa desain flowmap pengarsipan akta kelahiran (current system)

Analisa desain Flowmap pengarsipan akta kelahiran yang merupakan current system terlihat seperti tabel 4.

Tabel 4. Flowmap pengarsipan akta kelahiran (current system)

Deskripsi analisa desain flowmap dari current system  sebagai berikut:

a.    Kepala dinas melakukan pendeskripsian dokumen akta kelahiran yang akan dibuat, kemudian ditandatangani.

b.    Kepala dinas memberikan konfirmasi masuk dokumen akta kelahiran kepada bagian pengadministrasian umum dan melakukan verifikasi, dilihat apabila ada kesalahan.

c.    Ketika ditemukan kesalahan dalam pendeskripsian, maka pengadministrasi umum mengkonfirmasi Kepala Dinas agar ditinjau ulang untuk pendeskripsian dokumen akta kelahiran untuk dikeluarkannya kutipan akta kelahiran.

d.   Ketika pendeskripsian jelas, maka data disimpan di buku besar daftar pencatatan sipil.

e.    Kemudian dikeluarkan kutipan akta kelahiran yang selanjutnya diberikan kepada pemilik yang bersangkutan/pemohon akta kelahiran.

f.     Setelah verifikasi perihal dokumen akta kelahiran, kemudian melakukan pengarsipan dokumen akta kelahiran.

3.1.1.      Analisa desain flowmap pengaksesan data arsip akta kelahiran (current system)

Analisa desain flowmap pengaksesan data arsip akta kelahiran (current system) terlihat seperti tabel 5.

Tabel 5. Flowmap pengaksesan arsip akta kelahiran (current system)

Deskripsi flowmap dari current system yaitu:

a.       Pengakses melakukan pencarian data arsip akta kelahiran dengan cara memasukkan data detail pada form yang disiapkan oleh sistem tentang data arsip yang diperlukan.

b.      Sistem melakukan pencarian data detail yang dimasukkan pengakses pada database sistem.

c.       Ketika data yang dimasukkan pengakses tidak ditemukan maka tidak ada data/kosong pada sistem.

d.      Ketika data ditemukan sistem memberikan pilihan tindakan kepada pengakses ingin menambah, menyimpan, mengubah, atau menghapus data arsip akta kelahiran tersebut, atau menyimpan dalam format excel dan html.

e.       Ketika pengakses melakukan salah satu tindakan dari pilihan yang ada maka data akan diproses ke database.

f.       Jika pengakses hanya ingin mengetahui informasi data arsip akta kelahiran maka sistem akan menampilkan informasi yang diinginkan pengakses.

3.1.1.      Analisa desain flowmap pengubahan data arsip akta kelahiran (current system)

Analisa desain flowmap pengaksesan arsip akta kelahiran yang merupakan current system terlihat seperti tabel 6.

Tabel 6. Flowmap pengubahan data arsip akta kelahiran (current system)

Deskripsi analisa desain flowmap arsip akta kelahiran sebagai berikut:

a.       Pemilik dokumen akta kelahiran memberikan arsip akta kelahiran kepada administrator yang akan didata ke komputer.

b.      Sistem memasukkan data arsip sesuai data yang dimasukkan pada database sistem.

c.       Ketika administrator melakukan kesalahan penulisan, data arsip yang dipanggil dari database tidak muncul sehingga data yang salah dalam penulisan tersebut tidak dapat diubah.

d.      Sistem memberikan informasi gagal atau muncul pesan error ketika administrator ingin mengubah data.

3.1.Logika desain yang digunakan

3.1.1.      Flowmap pengubahan data arsip akta kelahiran (purpose system)

Flowmap pengubahan data arsip akta kelahiran sebagai sistem usulan (purpose system) terlihat seperti tabel 7.

Tabel 7. Flowmap pengubahan data arsip akta kelahiran (purpose system)

Deskripsi flowmap dari purpose system yaitu:

a.       Setelah data dimasukkan di komputer kemudian disimpan dalam database arsip akta kelahiran.

b.      Jika ada kesalahan dalam penulisan, administrator mengubah data dengan memanggil data dari database.

c.       Sistem memunculkan pesan ubah data berhasil setelah data arsip akta kelahiran selesai diubah dan disimpan pada database.

3.1.1.      Kerangka pemikiran

Kerangka pemikiran program aplikasi pengarsipan akta kelahiran  terlihat seperti gambar 3.

 

Gambar 3. Kerangka pemikiran