PROGRAM PENGARSIPAN AKTA KELAHIRAN DINAS KEPENDUDUKAN DAN
PENCATATAN SIPIL BANYUWANGI MENGGUNAKAN BORLAND
DELPHI 7.0 DAN DATABASE MYSQL
DELPHI 7.0 DAN DATABASE MYSQL
1.1. Latar belakang
Perkembangan teknologi
informasi memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap berbagai aspek
kehidupan baik individu, instansi, maupun perusahaan dalam perkembangannya. Pemanfaatan
teknologi informasi oleh berbagai perusahaan swasta dan instansi pemerintah berguna
untuk membantu kelancaran dalam pelaksanaan tugas yang dibebankan. Kelebihan
teknologi informasi secara sederhana yaitu dapat membantu manusia dalam
membuat, mengubah, menyimpan, mengkomunikasikan, dan/atau menyebarkan
informasi.
Era pemerintahan dengan
konsep good governance saat ini memerlukan adanya sistem yang
mampu mengakomodir kebutuhan pelayanan yang cepat, tepat, dan akurat. Melalui
penggunaan sistem informasi, dimungkinkan adanya otomatisasi pekerjaan dan
fungsi pelayanan untuk mewujudkan pelayanan yang cepat dan mudah termasuk dalam
segi penanganan sistem pengarsipan pada sebuah kantor yang bergerak di bidang
pelayanan masyarakat.
Kearsipan merupakan
bagian pekerjaan kantor yang sangat penting. Informasi tertulis yang tepat
harus tersedia apabila diperlukan agar kantor dapat memberikan pelayanan yang
efektif sehingga dapat membantu petugas arsip dalam mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, teknologi informasi sangat dibutuhkan
pada suatu kantor dalam mengelola kearsipannya dengan memperhatikan sistem
kearsipan yang sesuai sehingga pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik dan
benar untuk menunjang efektivitas kerja dan kelancaran pelayanan.
Dinas kependudukan dan
pencatatan sipil banyuwangi merupakan kantor pemerintah yang melayani
masyarakat (pelayanan publik). Masyarakat sangat membutuhkan pelayanan publik
yang berkualitas maka dibutuhkanlah peningkatan kualitas dalam pelayanan
publik. Salah satu pelayanan yang harus ditingkatkan adalah dalam hal
administrasi kependudukan dan pencatatan sipil yang berguna untuk memperoleh
data kependudukan suatu negara sebagai salah satu landasan bagi pemerintah
untuk membuat suatu kebijakan. Dalam hal administrasi kependudukan dan pencatatan
sipil yaitu pembuatan kartu keluarga, akta kelahiran, akta kematian, serta
pembuatan kartu tanda penduduk.
Pengarsipan adalah setiap
catatan baik dalam bentuk gambar atau pun bagan yang memuat
keterangan-keterangan mengenai suatu pokok persoalan untuk membantu daya ingat
demi keperluan organisasi atau perusahaan baik untuk keperluan administrasi
maupun kepentingan pembuktian yang otentik dari data tersebut. Pengarsipan
dapat diartikan sebagai proses mengklasifikasi, menata, dan menyimpan agar arsip
tersebut dapat secara tepat ditemukan pada saat dibutuhkan. Dapat juga
diartikan bahwa fungsi dasar pengarsipan adalah menyimpan arsip dalam suatu
tempat yang aman dan dengan suatu cara yang memungkinkan arsip tertentu dapat
diketemukan dengan cepat.
Dinas kependudukan dan
pencatatan sipil banyuwangi menggunakan aplikasi DDMS pro lite dalam pengarsipan akta kelahiran secara komputerisasi yang
disusun sedemikian rupa untuk membantu kelancaran proses pelayanan
dokumen kependudukan. Terkait penelitian ketika Praktek Kerja Lapangan (PKL)
pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi yang berlangsung tanggal 19 januari 2015 s/d 03 maret 2015
tepatnya tanggal 16 februari 2015 s/d 27 februari 2015 di bagian arsip,
peneliti menemukan error pada aplikasi
DDMS pro lite. Pesan error tersebut tidak selalu muncul, setelah komputer di restart
terkadang
aplikasi sudah normal kembali. Penomoran pada sistem tidak berjalan
otomatis karena pesan error tersebut. Selain
itu, pengguna tidak dapat mengubah data yang salah dalam penulisan ketika pendataan
di komputer, berbeda ketika tidak ada error
sehingga menjadi kendala dalam pengarsipan
akta kelahiran. Oleh karena itu, dokumen akta kelahiran masih menumpuk
belum diarsipkan secara komputerisasi.
Menurut hasil penelitian,
hal tersebut kemungkinan karena terlalu banyak data sehingga dibutuhkan hardisk
eksternal sebagai media penyimpanan data. Selain itu, peneliti memberikan
solusi dengan dibuatnya program baru menggunakan database mysql yang
dapat menampung data dalam jumlah yang sangat besar. Data yang telah disimpan
pada database dapat diakses dengan mudah menggunakan aplikasi yang
dirancang menggunakan borland delphi 7.0. Aplikasi ini dapat dijalankan
secara efektif dan efisien sehingga dapat membantu pengelolaan arsip dinas kependudukan
dan pencatatan sipil banyuwangi khususnya untuk pengarsipan akta kelahiran yang
masih menumpuk belum diarsipkan secara komputerisasi.
Dari permasalahan yang
telah dikemukakan di atas, maka peneliti mengangkat judul "program pengarsipan
akta kelahiran dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql" sebagai judul
skripsi/tugas akhir.
1.2. Perumusan
masalah
Berdasarkan
latar belakang di atas, maka perumusan masalah dalam proposal ini yaitu:
a. Bagaimana pembuatan program pengarsipan akta
kelahiran dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql ?
b. Bagaimana cara kerja aplikasi pengarsipan akta
kelahiran dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi yang dirancang menggunakan
borland delphi 7.0 dan database mysql ?
1.3. Batasan
masalah
Agar permasalahan tidak
meluas, lebih terarah dan tidak menyimpang dari permasalahan yang ada maka
permasalahan hanya dibatasi pada:
a.
Penggunaan borland delphi 7.0 sebagai media
perancangan dan mysql untuk basis
data yang berkapasitas besar, dapat menampung sebanyak puluhan ribu data.
b.
Peneliti
hanya melakukan perancangan aplikasi pengarsipan akta kelahiran, tidak dengan
arsip yang lainnya.
c.
Aplikasi
pengarsipan akta kelahiran ini dijalankan secara offline berbasis windows.
d.
Penggunaan
komponen ado sebagai penghubung database mysql dengan aplikasi yang
dirancang menggunakan borland delphi 7.0
e.
Penggunaan
komponen alpha control lite edition dan
devexpress untuk mengatur tampilan program
supaya terlihat menarik dan nyaman bagi pengguna.
1.4. Tujuan dan manfaat
1.4.1 Tujuan
Tujuan dari pembuatan program
ini yaitu untuk menghasilkan aplikasi baru yang memiliki kualitas bagus, dapat
digunakan secara optimal dengan tingkat keamanan data yang terjamin.
1.4.2. Manfaat
Manfaat yang dapat diambil
dari hasil pembuatan program pada proposal ini yaitu:
a.
Bagi
peneliti, memperoleh aplikasi baru sehingga dapat menambah pengetahuan dan
pengalaman bagi peneliti.
b.
Bagi
instansi, memberi kemudahan dalam proses pencarian dan pengelolaan arsip untuk
menunjang kelancaran pelayanan pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi.
1.5. Metode penelitian
1.5.1. Pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang
digunakan peneliti dalam pembuatan proposal skripsi/tugas akhir ini yaitu:
a.
Observasi, peneliti
melakukan pengamatan langsung ketika praktek kerja lapangan di dinas
kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi yang berlangsung pada tanggal 19
januari s/d 03 maret 2015. Kemudian dilakukan pencatatan yang berhubungan
dengan pengarsipan akta kelahiran pada tanggal 16 februari s/d 27 februari 2015
di bagian arsip yaitu terkait aplikasi yang digunakan dalam pengarsipan akta
kelahiran secara komputerisasi.
b.
Wawancara (interview),
tahap selanjutnya peneliti melakukan tanya jawab secara langsung dengan petugas
arsip akta kelahiran pada dinas kependudukan dan pencatatan sipil banyuwangi
sehingga diperoleh data yang lengkap.
c.
Studi
pustaka, dalam pengerjaan program peneliti juga menggunakan buku-buku dan literatur
yang berhubungan dengan permasalahan yang dijadikan objek penelitian.
1.5.2. Metode perancangan
Dalam pembuatan aplikasi
ini, peneliti menggunakan coreldraw x5 untuk perancangan data.
1.5.3. Metode pembuatan
Aplikasi ini dibuat
menggunakan borland delphi 7.0 dan database mysql. Serta
penggunaan komponen ado sebagai perantara borland delphi 7.0 dengan
mysql.
1.6.Sistematika
penulisan
Sistematika
penulisan yang digunakan dalam penyusunan proposal skripsi/tugas akhir ini
yaitu:
BAB
I PENDAHULUAN
Membahas tentang latar belakang, perumusan
masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, sistematika penulisan.
BAB
II LANDASAN TEORI
Membahas tentang teori pendukung dan skema
pemrograman.
BAB
III ANALISA DAN PERANCANGAN
Membahas tentang analisa sistem, analisa desain
perancangan yang digunakan, logika desain yang digunakan, perancangan sistem (DFD),
perancangan database, dan perancangan interface.
BAB
IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI
Membahas tentang desain sistem yaitu desain output, desain input, dan desain proses (flowchart).
Serta evaluasi sistem yaitu tampilan input,
tampilan output, dan modul program.
BAB
V PENUTUP
Membahas tentang kesimpulan dan saran.
